[Junk Mail Là Gì] Cách khắc phục Mail bị gửi vào Spam An Toàn

Junk mail là một thuật ngữ chuyên ngành dùng để chỉ những thư điện tử quảng cáo mà người nhận không yêu cầu. Hầu hết tất cả các thư này đều không được họ xem. Vì thế, để email gửi không bị rơi vào thư mực thùng rác, mời bạn cùng tham khảo cách khắc phục junk mail là gì trong bài viết này nhé.

Junk mail là gì?

Junk mail còn được gọi với tên khác là thư rác hay bulk mail. Đây là nội dung thư điện tử dùng cho việc truyền tải thông tin không mong muốn. Bên cạnh đó, Junk mail cũng được hiểu là những email chứa nội dung quảng cáo mà người nhận không yêu cầu gửi. Hay thậm chí, Junk mail còn bao gồm cả các thư chứa virus, mã độc.

Để xử lý vấn nạn Junk mail, Google lập ra thư mục Spam. Như vậy, những email có nội dung mà theo quy định của Google là thuộc về quảng cáo, chứa mã độc sẽ được liệt vào dạng thư rác, sau đó đẩy thẳng vào hộp Spam. Tuy nhiên, trong thực tế, có không ít email bình thường, thậm chí chứa nội dung quan trọng, liên quan đến công việc của đối tác gửi cho người nhận lại bị hệ thống server hiểu sai, và đẩy vào hộp thư Spam.

Nguyên nhân mail bị gửi vào spam

Nguyên nhân thường xảy ra nhiều nhất khiến email người dùng bị chuyển vào thư mục Spam là do hệ thống mail server phía bên gửi chưa có đủ độ tin cậy. Hoặc cũng có trường hợp, người nhận vô tình đánh dấu email là Spam. Thông thường, nguyên tắc để hệ thống Google xác định một email thuộc vào diện Spam là dựa vào một số cụm từ có trong thư như “Click vào”, “Hãy mua ngay”…

Thêm vào đó, người gửi email còn vô tình mắc phải một số lỗi khiến thư bị đưa vào Spam như:

• Gửi cùng lúc đến nhiều địa chỉ email trong cùng hệ thống mail server, dẫn đến việc hệ thống “lầm tưởng” thư điện tử đó là một hành động tấn công bằng Spam mail.
• Trong thư điện tử có dùng các từ ngữ mang nghĩa Spam, điển hình như “Hãy mua ngay”, “Nhận miễn phí”, “chúc mừng bạn đã trúng thưởng/nhận giải thưởng”, “Miễn phí 100%”, “Hãy nhấn vào đây”, “Cách kiếm tiền nhanh”…
• Nội dung thư chứa từ ngữ nhạy cảm, mang nghĩa xấu. Thậm chí một số từ như resort, gay, marketing, bất động sản, … cũng được Google liệt kê là nhạy cảm.
• Tiêu đề thư có chứa cụm từ “Kiểm tra ngay”.
• Toàn bộ nội dung email viết chữ in hoa.
• Thiết kế trang HTML trong Word và sau đó xuất ra lại file HTML.

Do đó, tránh được các lỗi trên sẽ giảm thiểu được tình trạng email gửi bị hệ thống nhận diện là thư rác, và chuyển vào thư mục Spam.

Cách thức hoạt động của bộ lọc Junk mail là gì?

Khi đã biết được nguyên nhân email bị chuyển vào thùng rác thì bạn cũng nên tìm hiểu thêm về cách thức hoạt động của bộ lọc, nhằm giúp cho thư gửi luôn ở trong hộp inbox.

Hệ thống mail server có bộ lọc được lập trình các tiêu chí nhằm thực hiện việc đánh giá mail là spam hay không. Mỗi tiêu chí sẽ ứng với một điểm số. Từ đó, hệ thống tính được tổng điểm đạt tiêu chí của email và ra điểm Spam. Nếu điểm vượt ngưỡng Spam thì hiển nhiên thư sẽ được hệ thống đánh dấu là mail rác.

Cách thức làm việc của bộ lọc Spam là kiểm tra nội dung tất cả các thư gửi đến như header, tiêu đề thư, nội dung thư, từ khóa, reverse DNS, URL Blacklist,…

Trong đó:

• Bộ lọc nội dung (Content filters): Kiểm tra, xem xét nội dung thư để xác định nó có thuộc thư rác không.
• Bộ lọc Header (Header filters): Kiểm tra, xem xét tiêu đề thư để xác định có thông tin giả mạo không.
• URL Blacklist: Điều này xảy ra khi các website sử dụng nhiều thủ thật, công cụ mà Google cấm, nhằm phục vụ cho mục đích tăng rank như link farms, cloaking, doorway pages, submit nhiều… Hoặc thay đổi nội dung, tên miền, giao diện quá nhiều; domain mua backorder không được index. Những hoạt động này dẫn đến việc URL bị khóa. Đồng thời, nó trở thành nguyên nhân làm cho email bị chuyển vào hộp Junk hay Spam.
• IP Blacklist: Đây là trường hợp do tài khoản của server gửi số lượng lớn email spam, dẫn đến tình trạng IP bị các tổ chức SPAM cho vào black list. Vì thế, đối với tình huống này, bạn cần kiểm tra kỹ vấn đề xem phát sinh ở đâu, rồi tiến hành xử lý. Sau đó, bạn liên hệ với tổ chức chống Spam để yêu cầu họ loại IP khỏi danh sách đen.

Danh sách tiêu chí Spam luôn được cải tiến và tăng mỗi ngày, giúp cho việc chống thư rác trở nên hiệu quả hơn. Bất kỳ người dùng nào khi nhận email và nhấn nút “báo cáo spam” thì bộ lọc sẽ tiếp nhận và tự động cập nhật ngay. Bên cạnh đó, các bộ lọc còn chia sẻ thông tin để hệ thống chống junk mail ngày càng hoàn hảo.

Hiện nay vẫn chưa có quy tắc tổng thể giúp người dùng tránh các bộ lọc, nhưng khi biết rõ về cách thức hoạt động của chúng, cũng như những nguyên nhân dẫn đến việc thư bị chuyển vào thùng rác thì phần nào đã giúp bạn hạn chế bị Junk mail. Đó là, bạn cần điều chỉnh và trau chuốt nội dung email để không phạm các lỗi như liệt kê ở phần trên.

Hướng dẫn cách khắc phục mail bị gửi vào spam

Như vậy, sau khi tìm hiểu về cách thức hoạt động của bộ lọc Junk mail là gì, cũng như nguyên nhân thư bị đưa vào thùng rác thì việc khắc phục chúng sẽ dễ dàng hơn. Cụ thể, để thư điện tử luôn ở hộp inbox, bạn cần lưu ý các điểm sau:

• Tuyệt đối không dùng HTML lỗi: Việc dùng HTML lỗi có nghĩa hệ thống sẽ không thể thực hiện kiểm tra code của website một cách nhanh chóng. Từ đó dẫn đến việc thư không gửi được và bị chuyển vào thư mục Spam.
• Tránh rút gọn link website: Thực hiện rút gọn link website sẽ làm cho hệ thống không thể kiểm tra trang web được. Vì thế, nó cũng không thể thực hiện việc duyệt thư, nên mặc nhiên sẽ được hiểu là thư Spam.
• Không sao chép nội dung từ các file sử dụng chương trình MS Office (Word, Excel, Power Point). Do điều này sẽ làm phát sinh lỗi font khi dán vào email.
• Không gửi thư chỉ chứa hình ảnh mà không có nội dung kèm theo. Các email này không chỉ là hành động thiếu chuyên nghiệp, không tôn trọng người nhận, mà còn bị hệ thống mail server của bên nhận đánh dấu là Spam.
• Tránh việc để các địa chỉ website kém uy tín. Những tên miền có dạng như domain, domain.ga, domain.ml, domain.co… thường bị mail server liệt vào danh sách website spam.
• Tăng cường độ tin cậy cho mail server phía gửi: Bằng cách cấu hình đầy đủ SPF, DKIM, Domain keys… đồng thời, đảm bảo IP của máy chủ không nằm trong danh sách đen. Nếu địa chỉ IP bị các tổ chức SORBS-SPAM, Spamhaus, Spamcop liệt vào blacklist thì khả năng các thư điện tử gửi đi bị từ chối rất cao.