Hướng Dẫn Giới Hạn Người Gửi Tới Nhóm Nội Bộ

Mục lục

1 Giới thiệu
2 Hướng dẫn thực hiện
3 Kết luận

Giới thiệu

Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, email nhóm nội bộ là công cụ không thể thiếu để trao đổi thông tin giữa các phòng ban. Tuy nhiên, nếu không giới hạn người gửi, nhóm nội bộ có thể nhận được hàng loạt email không mong muốn từ bên ngoài, gây mất tập trung, giảm năng suất và tăng nguy cơ bảo mật.

Hiểu rõ điều này, Zhost – nhà cung cấp giải pháp Email Business uy tín tại Việt Nam, sẽ hướng dẫn bạn cách giới hạn người gửi tới nhóm nội bộ, giúp hệ thống email doanh nghiệp an toàn và chuyên nghiệp hơn bao giờ hết.

Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Đăng nhập vào Email Business.

Truy cập vào webmail của mình bằng tài khoản Admin.

Bước 2: Tạo group.

Sau đó bạn vào Domain Settings > Accounts > Aliases > New như hình sau:

Tiếp theo điền các thông tin:

Tại ô Name: Bạn nhập tên nhóm hoặc tên phòng ban (ví dụ phòng Kinh doanh nhập: Zhost).
Tại ô Địa chỉ Email (mỗi dòng 1 giá trị): Bạn nhập các địa chỉ Email cần đưa vào nhóm/phòng ban. Mỗi dòng nhập 1 email.
Ví dụ:

Sau khi nhập hoàn tất bạn nhấn Lưu lại để hoàn tất.

Bước 3: Tạo rule người gửi.

Bạn tiếp tục tìm đến Cài đặt cho tên miền > Content Filtering (Lọc nội dung) > New (Tạo mới).

Sau đó điền Name.
Ví dụ: Kythuatzhost.

Tiếp theo, chọn vào Condition (Điều kiện) và thiết lập như các ảnh dưới đây, đầu tiên là điều kiện người gửi, thêm email có quyền gửi đến bằng tài khoản mà bạn chỉ định, ví dụ: [email protected].

Lưu ý: Comparison chọn Does not match

Tiếp theo, tạo Condition (Điều kiện) thứ 2 với nội dung địa chỉ group, ví dụ: group [email protected].

Cuối cùng, chọn Action (Hành động) là Delete Message, sau đó nhấn save để hoàn tất, chúc bạn thành công.

Kết luận

Việc giới hạn người gửi tới nhóm nội bộ giúp đảm bảo an toàn thông tin và tránh tình trạng spam hoặc gửi nhầm từ bên ngoài vào hệ thống email của doanh nghiệp. Sau khi hoàn tất các bước cấu hình, chỉ những tài khoản nội bộ được phép sẽ có thể gửi thư đến nhóm, giúp duy trì luồng trao đổi nội bộ rõ ràng, bảo mật và chuyên nghiệp hơn.