SMTP là gì? Kiến thức về SMTP và cách cấu hình dịch vụ SMTP

SMTP là gì? Kiến thức về SMTP và cách cấu hình dịch vụ SMTP

SMTP là thuật ngữ khá quen thuộc với những ai sở hữu email có tên miền doanh nghiệp. Nhờ giao thức SMTP, việc trao đổi thông tin, dữ liệu thông qua email của các doanh nghiệp diễn ra nhanh chóng, hiệu quả hơn. Vì thế, nếu bạn đang tìm hiểu SMTP là gì thì đừng bỏ qua những chia sẻ sau của bài viết nhé.

smtp la gi 1

SMTP là gì?

SMTP là viết tắt của Simple Mail Transfer Protocol, được dịch ra tiếng Việt là giao thức truyền tải thư đơn giản hóa. Như vậy, nhìn vào tên cũng dễ thấy được chức năng chính của SMTP chính là gửi email. Còn nhận email, truy xuất dữ liệu từ email sẽ có giao thức IMAP hay POP3 đảm nhận trách nhiệm.

Việc gửi email được giao thức SMTP thực hiện thông qua TCP hoặc IP. Vì vậy, người dùng có thể an tâm về khả năng bảo mật và tính tiện lợi. Bên cạnh SMTP, giao thức ESMTP và X.400 cũng ngày càng được sử dụng rộng rãi.

Sử dụng giao thức SMTP giúp người dùng nâng cao hiệu suất làm việc. Bởi chúng hỗ trợ việc gửi lượng lớn thư điện tử chỉ trong thời gian ngắn. Nhờ thế, người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức so với việc gửi thư thủ công.

Chưa dừng tại đó, giao thức SMTP còn cho phép gửi tệp tin đính kèm với khả năng lưu trữ dung lượng lớn. Do đó, nó càng mang đến sự thuận tiện hơn cho người dùng trong môi trường doanh nghiệp cần trao đổi dữ liệu.

smtp la gi 2

Máy chủ SMTP là gì?

Máy chủ SMTP là một dịch vụ gửi email số lượng lớn với tốc độ cao mà không bị giới hạn. Cũng có thể hiểu đơn giản, máy chủ giúp người dùng thực hiện thao tác gửi thư. Hiện nay có các hộp máy chủ SMTP miễn phí như Gmail hay hộp email đi kèm hosting.

Thông thường, máy chủ SMTP gửi thư thông qua cổng Internet 25. Tuy nhiên, ở Châu Âu, phương thức được sử dụng rộng rãi, thay thế cho SMTP của Gmail là X.400. Ngoài ra, còn có nhiều máy chủ email hỗ trợ giao thức gửi thư mở rộng là ESMTP. Đây là giao thức hỗ trợ gửi các tập tin đa phương tiện dưới dạng email một cách đơn giản, nhanh chóng.

Khi sử dụng hệ thống email, người dùng cần tìm hiểu kỹ về giao thức được hỗ trợ để nâng cao hiệu suất, khai thác tối đa các chức năng của chúng, từ đó, tạo ra một email chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, người dùng cũng chú ý đến khả năng đính kèm tập tin, các loại định dạng file được phép gửi, dung lượng lưu trữ… Tất cả giúp tạo nên một tổng thể hoàn hảo cho giải pháp trao đổi thông tin qua email của doanh nghiệp.  

Phương thức hoạt động của dịch vụ SMTP là gì?

Phương thức hoạt động của giao thức SMTP khá phức tạp. Chúng cần sự hỗ trợ của nhiều máy chủ. Cụ thể, quá trình gửi thư sẽ được thực hiện như sau:

  • Thông báo gửi thư được chuyển đến một máy chủ SMTP đã chỉ định. Theo đó, máy chủ này sẽ thực hiện việc liên lạc với máy chủ DNS khác nhằm có thể tìm kiếm, và tiếp đến là trả về host name của máy chủ SMTP đích. Máy chủ DNS dựa vào tên miền của email nhận để bắt đầu tìm kiếm, ví dụ zhost.vn. Như vậy, kết quả trả về cho máy chủ SMTP chỉ định phải là host name của tên miền là domain-email.com, ví dụ như zhost-email.vn.
  • Sau đó, máy chủ SMTP chỉ định thực hiện trao đổi thông tin trực tiếp với máy chủ SMTP đích thông qua cổng 25.

Nếu máy chủ SMTP đầu tiên (SMTP chỉ định) không liên lạc được với máy chủ SMTP đích thì tất cả thông báo được chuyển đến một, hoặc nhiều máy chủ SMTP trung gian. Cuối cùng, các máy chủ trung gian sẽ đảm nhận công việc chuyển thông báo đến máy chủ SMTP đích.

Có thể thấy, thông báo được chuyển qua nhiều máy chủ SMTP trung gian. Và quá trình chỉ kết thúc khi SMTP đích nhận được thông báo hoặc thời gian lưu giữ của các thông báo đã hết.

smtp la gi 3

Lợi ích của SMTP là gì?

Giao thức SMTP mang lại cho người dùng 3 lợi ích chính:

  • Tăng tỷ lệ gửi email thành công cao hơn.
  • Người dùng không cần cài đặt máy chủ nếu dùng hosting VPS.
  • Hầu hết email của người dùng gửi đều được hệ thống mail server của người nhận đánh dấu an toàn. Vì thế, số lượng email bị chuyển vào thư mục Junk, Spam giảm đáng kể.

Hướng dẫn cấu hình dịch vụ SMTP là gì?

Để thực hiện gửi email từ tài khoản Gmail, người dùng cần cài đặt SMTP server cho Gmail. Vì cách cài đặt giao thức SMTP sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng nhà cung cấp dịch vụ email, nên người dùng cần lưu ý để có cách thiết lập SMTP phù hợp.

Mặc dù cài đặt khác nhau, tuy nhiên, chúng đều trải qua 3 bước chính sau:

  • Bước 1: Lấy đầy đủ các thông tin cấu hình SMTP Google

Các thông số người dùng cần lấy là:

–  Địa chỉ của SMTP server Gmail: smtp.gmail.com

– Tên người dùng (SMTP username): Đây chính là địa chỉ Gmail mà bạn sử dụng, ví dụ account@gmail.com

– Mật khẩu (SMTP Password): Đây là thông tin mật khẩu người dùng tự thiết lập.

– Cổng SMTP (SMTP Port): 587 hoặc 465

– Chứng chỉ TLS/SSL

smtp la gi 4

  • Bước 2: Thiết lập mật khẩu tài khoản Gmail

Người dùng truy cập vào đường dẫn: http://myaccount.google.com. Sau đó, đăng nhập vào tài khoản Gmail của mình. Kế đến, click vào mục “bảo mật” để bật tính năng “Xác minh 2 bước”.

smtp la gi 5

Tiếp theo, người dùng thực hiện lấy mật khẩu ứng dụng như hướng dẫn của hình dưới.

smtp la gi 6

Sau đó, click ô Chọn ứng dụng.

smtp la gi 7

Trong các trường xổ ra, click chọn mục Khác (Tên tùy chỉnh).

smtp la gi 8

Tại đây, người dùng thực hiện đặt tên.

smtp la gi 9

Sau đó, click vào nút “Tạo”. Lúc này, hệ thống sẽ xuất hiện mật khẩu ứng dụng. Người dùng nên lưu lại thông tin này để sử dụng trong quá trình cấu hình SMTP trên website ở bước sau.

smtp la gi 10

  • Bước 3: Thực hiện thiết lập Plugin WP Mail SMTP là gì

Đầu tiên, người dùng phải kích hoạt Plugin WP Mail SMTP. Tiếp đến, chọn mục Cài đặt, rồi chọn WP Mail SMTP.

Trong bảng Mailer hiển thị, click chọn mục Other SMTP như hình sau.

smtp la gi 11

Một bảng dữ liệu sẽ hiện ra, người dùng thực hiện điền thông số của SMTP:

– SMTP Host: Điền smtp.gmail.com

– Encryption: Dùng mã hóa, lưu ý chọn nó trùng với số port đã dùng.

– SMTP Port: SMTP Google mặc định là 465 đối với SSL, 587 đối với TSL.

– Authentication: Chọn On vì cần kích hoạt SMTP authentication.

– SMTP Username: Địa chỉ tài khoản Gmail đang dùng.

– SMTP Password: Thông tin mật khẩu ứng dụng đã tạo ở bước 2.

Cuối cùng, người dùng click vào nút Save Settings để lưu toàn bộ thông tin cấu hình cài đặt.

smtp la gi 12

Đến đây, người dùng chỉ việc thực hiện bước cuối cùng là kiểm tra gửi email thành công hay không. Nếu thành công, hệ thống sẽ xuất hiện thông báo “Test HTML email was sent successfully! Please check your inbox to make sure it is delivered”.

smtp la gi 13

Tìm hiểu về giao thức IMAP và POP3

Như phần đầu bài viết có đề cập về vai trò và nhiệm cụ của IMAP, POP3 và SMTP là gì. Trong phần này, Zhost sẽ giới thiệu qua về IMAP cùng POP3 để bạn có thể hiểu thêm về chúng.

  • Giao thức IMAP

IMAP là từ viết tắt của Message Access Protocol. Đây chính là một giao thức dùng để truy cập tin nhắn Internet. Nó cho phép người dùng có thể nhận email và đọc nội dung có trong đó, thông qua những ứng dụng trung gian là Outlook, Thunderbird,…

  • Giao thức POP3

Đây là giao thức Post Office Protocol phiên bản thứ 3. Tương tự như IMAP, POP3 cho phép người dùng nhận thư điện tử và đọc nội dung thư khi họ sở hữu giao thức, hay ứng dụng phù hợp với POP3.

Cách thức hoạt động của POP3 là khi thư điện tử được gửi đến, POP3 thực hiện nhận chúng từ máy chủ rồi tiến hành xóa bản sao trên server.

Cách cài đặt POP3 và IMAP của Gmail

Việc cài đặt IMAP và POP3 khá đơn giản và không mất nhiều thời gian. Thậm chí, nó còn dễ hơn việc cấu hình SMTP là gì. Cụ thể, người dùng chỉ việc truy cập vào mục Settings của Gmail, chọn Accounts and Import. Sau đó, người dùng tiến hành nhập địa chỉ email muốn thiết lập giao thức IMAP, POP3.

Tiếp đến, một bảng thông tin xuất hiện, người dùng chỉ việc điền các thông tin yêu cầu như tên, mật khẩu, máy chủ… Cuối cùng nhấn chọn Add account.