Hướng Dẫn Thiết Lập Trả Lời Tự Động Trong Dịch Vụ Email Business

Giới thiệu

Trong thời đại số hóa hiện nay, việc duy trì tương tác liên tục với khách hàng là yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín và tạo dựng mối quan hệ bền vững. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng có thể phản hồi email ngay lập tức – đặc biệt là khi đi công tác, nghỉ phép hoặc ngoài giờ làm việc. Lúc này, tính năng trả lời tự động (Auto Reply) trong hệ thống Email Business trở thành giải pháp tối ưu, giúp bạn gửi phản hồi chuyên nghiệp và kịp thời cho người gửi.

Trong bài viết này, Zhost sẽ hướng dẫn chi tiết cách thiết lập trả lời tự động trong Email Business để bạn không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội kết nối nào.

Hướng dẫn thực hiện

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống Email Business.

• Truy cập vào trang quản trị Email Business mà Zhost đã cung cấp.

• Nhập tên tài khoản email và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống.

Bước 2: Truy cập mục Cài đặt (Settings).

• Sau khi đăng nhập, tìm biểu tượng “Cài đặt” (Bánh Răng cưa).

• Trong danh sách các tùy chọn, chọn mục “Trả lời tự động” (Autoresponder).

Bước 3: Soạn nội dung email trả lời tự động.

Khi soạn email trả lời tự động, bạn nên đảm bảo các yếu tố sau:

• Tiêu đề (Subject): Ngắn gọn, chuyên nghiệp, thể hiện rõ mục đích.

• Nội dung (Body):

  • Giới thiệu ngắn gọn về việc bạn hiện không thể phản hồi ngay.

  • Cung cấp thời gian dự kiến phản hồi.

  • Thêm thông tin liên hệ khẩn cấp (nếu có).

Bước 4: Bật tính năng trả lời tự động và cài đặt thời gian hiệu lực.

• Chuyển trạng thái tính năng Enable Autoresponder (Bật tính năng trả lời tự động) từ “Tắt” sang “Bật”.

• Chuyển trạng thái tính năng Only send betwween certain dates (Chỉ gửi trong những ngày nhất định) và cập nhập ngày giờ cần gửi.
• Sau đó bấm Save (Lưu).

Kết luận

Tính năng trả lời tự động trong Email Business là một công cụ nhỏ nhưng mang lại giá trị lớn trong việc duy trì hình ảnh chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Bằng cách thiết lập Auto Reply, bạn không chỉ giúp người gửi biết rằng email của họ đã được tiếp nhận mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tận tâm của doanh nghiệp. Chúc các bạn thành công.